发布日期: 2024-03-12
(2024年3月12日会长办公会议通过)
根据国家社会组织管理有关规定和要求,为规范本会印章(含纸质或电子印模,下同)的管理,保证印章使用的正确性、规范性和严肃性,有效维护本会信誉和利益,杜绝违法违规行为的发生,特制定以下管理办法。
一、管理总则
1、本会印章,包括本会公章、钢印、财务专用章、发票专用章、合同专用章、法人人名章,以及内设工作机构公章等,皆属本办法管理范围。
2、各类印章实行统一刻制、集中管理。
3、各种印章只适用于与自身权限相关的业务,不得越权使用印章,不得用于有损本会声誉和利益的行为。
二、印章刻制
1、需要刻制印章的本会内设工作机构,应当向本会办公室提交书面申请。
2、刻章申请经会长办公会研究,报会长批准后,由办公室按照国家刻制印章的有关规定和程序进行刻制。
三、印章保管
1、各类印章统一由本会办公室或相关部门专人负责保管。
2、印章保管人长期外出时,应当报告办公室负责人或相关部门负责人,经指定代管人后,移交代管人按照本办法规定进行代管。代管结束后,应及时向保管人办理交回手续。
3、印章的使用一般应当在办公室内。如因特殊情况需将印章带出使用的,须由秘书长审批签字,并经办公室登记带出时间和预计交回时间后,方可到印章保管人处办理印章带出手续。印章交回时,应当按交回的实际时间登记印章交回时间。
4、财务专用章应当与公章、法人人名章分开保管。
四、用印审批
1、本会内设工作机构与分支机构重要事项使用研究会公章,须按照用印申请人→部门(分支机构)负责人→办公室主任(财务部除外)→秘书长→会长顺序逐级申报,经签字审批后方可用印。
2、内设工作机构与分支机构日常事务的公章使用,经内设工作机构与分支机构主要负责人签字,秘书长审批用印。
3、分支机构印章主要用于分支机构对外联络、业务接洽和实施已经研究会批准的项目(活动)方案过程中用印。用印须由分支机构负责人签字批准,并报研究会办公室登记备案后方可用印。
4、财务日常用印,经财务部主要负责人签字,秘书长审批或秘书长商会长同意后用印
5、如果文本需有法人签字,按本管理办法程序签字审批后送法人签字后再行用印。
五、用印登记
1、公章用印前,须使用本会《公章使用登记本》进行分类登记备案。
2、公章使用登记时,须准确填写所需加盖公章文本的主要信息(文本标题或事项摘要、用印时间、收文单位、文本份数、用印人姓名、批准用印人姓名等。介绍信、委托书等还需注明被介绍人、被委托人的姓名、身份证号、开具编号等内容)。
3、《公章使用登记本》每6个自然月分别由本会办公室主任(部门负责人)和秘书长签字后存档备查。
六、公章使用
1、印章保管人负责对公章文本的基本信息(包括本会名称、地址、电话、联系人、人名、地名、本会账户账号、业务权限与所用印章是否相符及其他重要内容等)进行核对。
2、公章使用要压在落款或者其它文字上,不得盖在空白处。盖出的公章要端正、清晰、美观,便于识别。空白资料、介绍信和信纸等,一律不得加盖公章。
3、《法人身份证复印件》加盖公章,公章应当加盖于身份证正面处。使用“仅用于某事项”章时,须填写注明用章事项。
4、钢印不得单独加盖文本。
七、其他事项
1、本办法未尽事宜或特殊情况,须向会长提交书面申请,经会长审批、进行登记后使用印章。
2、未经审批和登记使用印章的,本会将追究违规用印人员的相关责任,违规使用印章出现问题的后果自负。给本会造成影响和损失的,本会将酌情问责,直至追究法律责任和赔偿责任。
3、本办法由本会办公室负责解释。
4、本办法自本会会长办公会议通过之日起实行。