中国药膳研究会

^{（2020年6月22日会长扩大会议修订）}

　_{为加强对本会资料档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用资料档案，为药膳事业发展提供服务，制定本管理制度。}

_{一、档案的立卷、归档}

_{1、本会和本会各部门各机构在工作中形成的，对今后工作具有指导、凭证和查考作用的各类文件、规章制度、会议记录、人事劳资、规划计划、总结报告、财务账簿、审计报告、统计资料、项目方案、协议合同、授权文书、图片照片、录音录像、媒宣材料以及其他具有保存价值的资料，均要立卷、归档，由办公室统一管理。}

_{2、本会工作、活动的档案资料，由办公室负责收集、整理、立卷、归档。}

_{3、各部门各机构应当确定专人负责本部门本机构档案资料的收集、整理、立卷、归档和移交工作，做到“一事一结、一归一交”。移交的档案应有经办人、负责人签字。}

_{二、归档要求}

_{1、需归档的各类文件、资料，应当质地优良，书绘工整，声像清晰，图号正确，签署完整，装订整齐。}

_{2、办公室档案管理人员对移交的档案，要当面清点、核对。不符合要求的要退回重新整理，符合要求的在《档案交接册》上填记移交时间、内容和签字。}

_{三、档案的保管}

_{1、档案保管指定专人、专柜管理。管理人员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密。}

_{2、档案资料要采用科学方法管理，做好案卷排列和编制案卷目录工作，按短期、长期和永久保管期限分别管理。}

_{3、对档案的调进、移出等变化要做好登记，经常清点核对，定期检查。对损坏的档案要及时进行复制修补，以保证档案的完整性和准确性。}

_{4、对保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，须按国家有关法律法规的规定办理。}

_{5、做好档案的防尘、防潮、防霉、防虫、防火和防盗等保护工作。}

_{四、档案的查阅、借阅和复印}

_{1、会内人员查阅档案，须经办公室主任批准、重要的核心档案须报经会长批准方可查阅，一般只允许查阅其工作范围内的档案。}

_{2、会外人员须持单位介绍信，注明查阅人的身份和查阅目的，经会长批准方可查阅。}

_{3、查阅档案须有办公室档案管理人员陪同。未经批准，不准擅自抄录、拍照、复印或翻印。经批准的档案复印，由办公室负责严格按照批准内容进行复印。}

_{4、档案原件一般不外借。确因工作需要，须经会长批准，严格办理借阅和归还手续。借阅人员及档案管理人员均须在《档案借阅登记册》上签署姓名，并注明借阅与应归还日期。借阅档案须及时归还，一般不超过3天，如需延长借阅时间，应办理续借手续。}

_{5、借阅人员应当当面清点借阅的卷（份）数。归还时，经档案管理人员核查无误后，在《档案借阅登记册》上注销。}

_{6、借、查人员须爱护档案，并确保其安全，不准在档案材料上作任何标记，不得损坏档案。}

_{五、档案的鉴定、销毁}

_{1、档案销毁前须经严格鉴定，确已失去价值的档案，经归档的部门（机构）审核、会长批准后方可销毁。}

_{2、销毁档案的鉴定工作必须严肃认真。在档案的存、毁难以确定时，要坚持“保存从宽，销毁从严”的原则，防止把有价值的档案销毁。}

_{3、建立《销毁档案登记表》，对拟销毁的档案进行登记。}

_{4、档案销毁现场须有两人以上监督，严禁私自销毁档案。}